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Die Herausforderung
Die Diakonie Auerbach stellt mit rund 550 Mitarbeitenden sozialpsychiatrische Hilfen, Angebote für Menschen mit Behinderung, Werkstätten, Pflege und Betreuung, Jugendhilfe und Kitas, Integrationsprojekte und eine Hospiz zur Verfügung. Zeitraubende Arbeiten wie Papierlisten erstellen, Excellisten abgleichen oder Termine von einem in den nächsten Kalender übertragen sollen mit der Einführung einer zentralen Softwarelösung der Vergangenheit angehören.
Die Lösung
Die VertiGIS Facility Management Software bietet seit der Einführung im Jahr 2021 Antworten auf zahlreiche Herausforderungen, mit denen sich die Diakonie Auerbach bislang konfrontiert sah. So war es zunehmend schwierig, den Überblick über anstehende Termine und alle gesetzlich erforderlichen Prüfintervalle für Wartungen oder TÜV-Prüfungen zu behalten. Nun steht ein übersichtliches System zur zentralen Terminüberwachung zur Verfügung, das auch im Hinblick auf Betreiberpflichten umfassende Antworten bietet. Selbstverständlich können alle durchgeführten Maßnahmen rechtssicher dokumentiert werden.
Einen der größten Vorteile sieht die Diakonie Auerbach in der zentralen Bereitstellung von Informationen: „Vorher lagen die Informationen bei einzelnen Mitarbeitenden und mussten händisch gesucht oder telefonisch abgefragt werden“, sagt Anja Lorenz, zuständig für die kaufmännische Gebäudeverwaltung und das Fuhrparkmanagement. Nun stehen alle Anwendungsfelder in einer Datenbank geordnet zur Verfügung. Auf einem Blick ist somit zu erkennen, welche Aufgaben anstehen und welchen Status begonnene Maßnahmen haben. Die zahlreichen Möglichkeiten zur Auswertung erleichtern die Budget- und Kostenplanung. Wiederkehrende Arbeitsabläufe wie Prüfungen oder Inventuren können jetzt einfach geplant, ausgeführt und überwacht werden. Dies optimiert Arbeitsabläufe und sorgt für Kostentransparenz.
Das Resultat
Die Diakonie Auerbach ist mit dem Projektverlauf sehr zufrieden: „Die Zusammenarbeit mit VertiGIS ist sehr gut. Besonders gut hat uns gefallen, dass wir uns jederzeit an unsere persönliche Ansprechpartnerin bei der VertiGIS wenden konnten. Wir haben uns sehr gut aufgehoben gefühlt“, sagt die Fuhrparkmanagerin. Auch das Projektergebnis macht Lust auf mehr: „Je mehr wir mit den Softwarelösungen der VertiGIS arbeiten, umso schöner ist es! Das Arbeiten machen Spaß und erleichtert unsere Abläufe enorm.“
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