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DSR erstellt Betriebskostenabrechnung mit VertiGIS Technologie
Die DSR Asset Management GmbH (DSR), ein Tochterunternehmen der DSR Immobilien GmbH und Teil der Deutsche Seerederei Gruppe, entwickelt und betreibt Hotels und Ferienimmobilien im DACH-Raum. Das Unternehmen aus Rostock bietet Dienstleistungen in den Sparten kaufmännisches, technisches und infrastrukturelles Gebäudemanagement und nutzt dafür seit mehr als zehn Jahren VertiGIS Technologie. Seit 2022 werden auch Betriebskostenabrechnungen vollständig mit der VertiGIS Software erstellt.
Die Herausforderung
Schon seit 2013 setzt die DSR auf die VertiGIS Plattform für Facility- und Infrastrukturmanagement. Dadurch profitiert die DSR von einem breiten Spektrum an Möglichkeiten, um die verschiedenen Aufgaben im Immobilienmanagement effizient zu verwalten. Die implementierte Lösung umfasst verschiedene Module, die sukzessiv aufgebaut wurden, darunter das Mietmanagement. Mit dem Ziel, alle notwendigen Prozesse in der VertiGIS Plattform abzubilden, sollte auch die Betriebskostenabrechnung vollständig mit der VertiGIS Lösung realisiert werden. Dabei galt es, eine Reihe von Anforderungen abzudecken, die den speziellen Erfordernissen bei der Verwaltung von Ferien- und Hotelimmobilien genügte.
Die Lösung
Seit 2022 werden bei der DSR nicht nur alle relevanten Mietmanagement-Daten mit VertiGIS Technologie verwaltet, sondern auch die komplette Betriebskostenabrechnung erfolgt mit der Lösung der VertiGIS. Das Modul wird dabei für die gesamte Verwaltung der wohn- und gewerblich genutzten Immobilien angewendet und umfasst Mietverträge, Mietrechnungen, Sollstellungen und die komplette Betriebskostenabrechnung. Per digitaler Vertragsverwaltung können alle Verträge mit Zahlungen, Fristen und Indexanpassungen einfach überblickt werden.
Die DSR kann nun als Auftraggeberin den externen Lesezugriff auf das gesamte Mietmanagement exakt steuern. So sind alle relevanten Informationen jederzeit und überall verfügbar, ohne direkt vor Ort sein zu müssen. Dies erleichtert die Verwaltung der Objekte und ermöglicht eine effizientere Steuerung des Mietprozesses.
Auch die Mitarbeitenden der DSR profitieren direkt. Denn alle relevanten Daten – z. B. Mietverträge, Nachträge, Rechnungen, Dokumente, Vereinbarungen und Grundrisse (mit einem CAD Viewer) – sind in einem einzigen System online und mit entsprechenden Zugriffsrechten verfügbar. Dies erleichtert die Arbeitsabläufe und spart Zeit. Die zentrale Verwaltung der Daten ermöglicht eine bessere Organisation und eine schnellere Bearbeitung von Aufgaben im Zusammenhang mit dem Mietmanagement.
Das Resultat
Das Mietmanagement der DSR wird nun vollständig digital abgebildet. Für die DSR ist dabei von großem Vorteil, dass alle Mitarbeitenden mit entsprechender Berechtigung Zugriff auf die jeweils benötigten Daten haben. Übersichtlich stehen alle Informationen samt Historie zu jedem Mietvertrag zur Verfügung. Das spart viel Zeit. Außerdem schätzt das Unternehmen die flexiblen Möglichkeiten des Berichtswesens vom Reporting über Rechnungen, Auswertungen bis hin zu automatisierten Anschreiben.
Für die Zukunft hat die DSR bereits weitere Ideen, um gemeinsam mit der VertiGIS weitere Effizienzsteigerungen möglich zu machen. So könnte sich das Unternehmen gut vorstellen, eine Übergabe-App zu nutzen. Diese könnte die Übergabe von Mietflächen direkt vor Ort mit der Mietpartei vereinfachen und das unterschriebene Übergabeprotokoll per E-Mail an beide Parteien versenden.
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