Mo, 15 Jan 2024

Centgenau Verbrauchskosten im Shoppingcenter abrechnen

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Mit mehr als 95 Geschäften, Restaurants, einem Fitnesscenter und einer Bibliothek bietet das Shoppingcenter Schönhauser Allee Arcaden in Berlin ein gelungenes Einkaufserlebnis. Für das Management der Immobilie ist die mfi Shopping-Center Management GmbH (mfi) zuständig. Zu ihren Aufgaben zählen Vermietung, Marketing, Mieterbetreuung und Instandhaltung des Gebäudes und der dazugehörigen Infrastruktur. Das Property Management der mfi ist auch für die Buchhaltung und Nebenkostenabrechnung der Immobilie zuständig, wozu auch die Verbrauchskostenabrechnung zählt.

Die Herausforderung

Zählerwerte am Monatsende visuell ablesen, von Hand in Exceltabellen eintippen, ausdrucken und vergleichen – das schien dem Betreiber nicht mehr zeitgemäß. Gewünscht wurde eine effiziente Möglichkeit, alle Daten mit geringem (Personal)-Aufwand erheben und einfach vergleichen zu können.

Die Lösung

Seit März 2020 werden die Verbrauchsdaten in Zusammenarbeit mit der F&E Service GmbH Leipzig automatisiert erhoben und mit VertiGIS FM cloudbasiert gespeichert. Dabei übernimmt das Energiemanagementtool von VertiGIS FM das Auslesen der Zähler.

Alle benötigten Auswertungen laufen automatisiert ab: VertiGIS FM meldet Abweichungen und dokumentiert diese. Darüber hinaus erinnert das System an bevorstehende Termine wie Wartungen, auslaufende Eichfristen oder noch zu bewertende Abweichungen bei Zählerwerten. Die Haustechnik kann online sofort auf sämtliche Zähler zugreifen, wenn nötig Zählerstände sogar in Echtzeit auslesen, die Vorjahresverbräuche mit aktuellen vergleichen, selbst Reports erstellen oder Systemdaten bearbeiten. Im Handumdrehen sind so Abrechnungswerte in der SAP-Ausgabeliste am Jahresende erstellt. Darin sind alle notwendigen Informationen wie Zählerwechsel, Zählerdefekte, Mieterwechsel, Anomaliebewertungen, oder Zählerinformationen bis hin zur Messpunktnummer mit Daten der letzten zwölf Monate enthalten.

In Zahlen und Diagrammen lassen sich mit VertiGIS FM pro Jahr Verbräuche darstellen, auswerten und vergleichen. Durch die Bereinigung der Daten mit Gradtagszahlen und Betriebstagen können Verbräuche auf ein Vergleichsniveau gehoben werden und geben so Aufschluss über tatsächliche Abweichungen. VertiGIS FM verwertet alle Zählerstände einmal pro Tag. Dadurch können Werte monatlich zum Stichtag verglichen und bei Abweichungen gezielt Maßnahmen ergriffen werden.

Durch mehrmaliges Auslesen der Zähler pro Tag werden defekte Zähler schnell identifiziert und können repariert oder ausgetauscht werden. Das schafft eine nahezu 100-prozentige Plausibilität und Rechtssicherheit für die Verbrauchskostenabrechnung. Ablese-, Übertragungs-, Interpretations- und Rundungsfehler sind ausgeschlossen.

Das Resultat

Schneller, einfacher und übersichtlicher – Die Mitarbeitenden der Haustechnik sind begeistert von den Möglichkeiten, die VertiGIS FM bietet. Und vor allem: Mit deutlich weniger Zeitaufwand stehen nun qualitativ hochwertige, vollständige Berichte zur Verfügung, die überhaupt erst sinnvolle Vergleiche ermöglichen. Durch ein Alarmsystem werden zudem Probleme viel schneller erkannt. Das mühevolle und aufwändige visuelle Ablesen, das Bearbeiten von Excel-Dateien, die manuelle Fehlersuche und das Verwalten der Daten in Ordnerstrukturen gehören bei den Schönhauser Allee Arcaden definitiv der Vergangenheit an.

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