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„Ich bin immer wieder überrascht, welche Funktionen man nutzen kann und was VertiGIS FM alles kann.“ – Cornelia Glapa, Teamleiterin Objektverwaltung.
Die OstseeSparkasse Rostock (OSPA) zählt mit ihren über 650 Mitarbeitenden zu den erfolgreichsten Sparkassen Deutschlands. Mit ihren 40 Filialen sowie zusätzlichen SB-Standorten im Geschäftsgebiet der Region Rostock garantiert die OSPA eine bestmögliche Betreuung ihrer rund 300.000 Kundinnen und Kunden – direkt vor Ort und mit dem Online-Banking auch rund um die Uhr. Mit VertiGIS FM steht der OSPA nun eine moderne, zukunftsfähige CAFM-Lösung zur Verfügung.
Herausforderung
Vor dem Projektstart im September 2020 stand die OSPA vor der Herausforderung, die vielfältigen Anforderungen ihrer unterschiedlichen Fachabteilungen zu vereinen. Die Verwaltung des umfangreichen Filialnetzes sowie der SB-Standorte mithilfe von Excel war angesichts zunehmender Anforderungen an Prüfintervalle und rechtliche Vorgaben, insbesondere hinsichtlich der Betreiberpflichten, nicht mehr zeitgemäß. Daher suchte die OSPA nach einer modernen CAFM-Lösung, die eine präzise Planung von Wartungen, Nebenkostenabrechnungen und Bauabläufen gewährleistet. Das Ziel bestand darin, Fehlerquellen zu minimieren und transparente Prozesse zu schaffen. Aufgaben wie die Einhaltung von Wartungsintervallen, Mietanpassungen sowie die Verwaltung von Erinnerungen und Mahnungen, die zuvor manuell und mit erheblichem Zeit- und Kostenaufwand erledigt wurden, sollten nun durch eine effiziente Softwarelösung abgedeckt werden.
Zudem erwartete die Sparkasse eine bessere Übersichtlichkeit. Alle relevanten Stammdaten sollten zentral und einfach zugänglich sein, während das System gleichzeitig umfassende Recherchen und anspruchsvolle Reporting-Möglichkeiten bieten sollte.
Lösung
Mit VertiGIS FM steht der OSPA eine umfassende Softwarelösung zur Verfügung, die den Betrieb, die Wartung und die Organisation ihrer Standorte und technischen Anlagen effizient unterstützt. Die Lösung ermöglicht eine umfassende Objektverwaltung für die 40 Filialen sowie die SB-Stellen und den Immoshop. Im Bereich der Instandhaltung werden mehr als 1.000 Geräte erfasst, inklusive zugehöriger Maßnahmen und Wartungsstrategien. Der integrierte ServiceDesk verzeichnete in den ersten acht Monaten rund 600 Meldungen und sorgt für eine strukturierte Bearbeitung von Anfragen und Störungen.
Das Mietmanagement umfasst die Verwaltung von Mieteinheiten, Stellplätzen und rund 160 Mietverträgen, darunter sowohl Gewerbe- als auch Wohnungsmietverträge. Zudem erfolgt derzeit als Testphase eine systematische Erfassung aller Zähler für Strom, Wasser, Gas und Fernwärme an allen Standorten, was die Kontrolle und Optimierung des Energieverbrauchs künftig erleichtert. Auch das Projektmanagement befindet sich in der Testphase, ebenso wie die EasyConnect-Funktion. Die Schlüsselverwaltung und die CAD-Pläne sind ebenfalls in Planung.
Mit VertiGIS FM profititiert die OSPA von einer zentrale Lösung zur Instandhaltung, Objektverwaltung, Energiebilanzierung und zur Mietverwaltung.
Resultat
Excellisten gehören endgültig der Vergangenheit an. VertiGIS FM hat zu einem erheblichen Modernisierungs- und Digitalisierungsschub bei der OSPA beigetragen, der sich auch in Zahlen bemerkbar macht: So konnte die Auftragsabwicklung von 80 auf mehr als 95 Prozent gesteigert werden. Noch wichtiger: Positive Feedbackmeldungen belegen, dass auch die Zufriedenheit der Nutzer*innen nach der Umstellung auf VertiGIS FM gestiegen ist, da Aufträge schneller und effizienter abgearbeitet werden.
Besonders die Hauptnutzer*innen, darunter Instandhaltungs-, Objektverwaltungs- und Handwerkskräfte, profitieren von der Lösung. Zudem haben alle Mitarbeitenden die Möglichkeit, das System für Störmeldungen zu nutzen, sei es für Reinigungsanliegen, Baumaßnahmen, Reparaturen oder IT-Störungen. Ein großer Vorteil liegt darin, dass alle Prozesse zentral in einem System abgebildet werden, was für maximale Transparenz sorgt und die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten deutlich vereinfacht.
Das System bietet leistungsstarke Filter- und Suchfunktionen, die die Nachvollziehbarkeit sowohl erledigter als auch offener Anfragen ermöglichen. Ein weiterer Vorteil ist, dass sämtliche Mitarbeitenden in einem vernetzten System arbeiten, in dem die Module übergreifend miteinander verbunden sind. Dadurch entstehen weniger Medienbrüche und eine nahtlose Integration der Arbeitsabläufe wird gewährleistet. Durch Rückmeldungen über die Antwortfunktion und den E-Mail-Versand (Groupware) wird eine einfache Kommunikation ermöglicht.
VertiGIS FM stellt darüber hinaus eine Berichtsfunktion bereit, die einen klaren Überblick über Kapazitäten verschafft. Die Fehlersuche wird durch Plausibilitätsprüfungen vereinfacht, beispielsweise durch automatische Fehlermeldungen bei falschen Eingaben, wie unplausiblen Zählerständen. Ein zusätzlicher Vorteil ist die Automatisierung von Mieterhöhungsberechnungen basierend auf Index- oder Staffelvereinbarungen, was die manuelle Arbeit deutlich reduziert. Die Übersicht über alle anstehenden Aufgaben inklusive Eskalationsstufen unterstützt eine strukturierte Priorisierung und steigert die Effizienz im Arbeitsalltag.
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