ALLE BLOG-ARTIKEL
Planen Sie den Einsatz einer CAFM-Software, um Ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten? Für einen langfristigen Erfolg und eine hohe Akzeptanz in Ihrem Team sollten Sie eine dafür geeignete Software auswählen. Die folgenden Fragen helfen Ihnen, die wichtigsten Kriterien zu berücksichtigen:
In welchen Arbeitsbereichen ist die CAFM-Software potenziell einsetzbar?
Viele unserer Kunden starten mit der Umsetzung einer spezifischen Aufgabenstellung und möchten den Softwareeinsatz aufgrund positiver Rückmeldungen im Lauf der Zeit erweitern. Evaluieren Sie das gesamte Aufgabenspektrum in Ihrer Organisation, welches für CAFM geeignet ist (z. B. Management von Assets aller Art wie Gebäude, Grundstücke, Anlagen, Grünflächen, Verträge, Fuhrparks, Beleuchtungsanlagen und damit verbundene Abläufe wie Instandhaltungen, Ressourcenmonitoring, Kostenabrechnungen, Reinigungen/Pflege, Zeiterfassungen oder Vermietungen). Suchen Sie danach von Anfang an nach einer zentralen Software-Plattform, welche sämtliche Aufgaben abdeckt, anstatt aufwendig Einzellösungen einzuführen.
Wie wurde die Software technisch umgesetzt?
Eine moderne, einfach zu bedienbare Software bedeutet in der Praxis: keine langen Einschulungen, keine unnötigen Hardwarebeschaffungen oder aufwendige Software-Installationen. Achten Sie daher darauf, dass die Software technisch auf dem neuesten Stand ist, also laufend den aktuellen IT-Systemen angepasst wird, dass sämtliche Daten zentral gehostet werden und eine intuitive, geräteunabhängige Bedienung am Desktop PC, Tablet und Smartphone möglich ist. Je nach Datenschutzanforderungen sollten Sie Ihre Daten flexibel in einer vom Hersteller gewarteten Cloud hosten oder auf Ihrem eigenen Server betreiben können.
Gibt es eine Unterstützung bei der Dateneingabe und Anbindung von Drittsystemen?
Der Aufwand für eine Dateneingabe oder eine Migration bestehender Daten ist nicht zu unterschätzen. Wenn Ihre Software diese Prozesse optimal abdeckt, gelingen auch die damit verbundenen Arbeiten im Handumdrehen. Achten Sie daher auf praxiserprobte Prozess- und Objektstrukturen, z. B. vordefinierte Abläufe oder Auswahllisten mit typischen Objekteigenschaften. Der Import bestehender Daten sollte einfach möglich sein und Drittsysteme sollten Sie über flexible Schnittstellen anbinden können.
Wie wird die Zusammenarbeit gesteuert?
Ihre Mitarbeitenden möchten sich in der Regel auf die für sie relevanten Aufgaben fokussieren. Achten Sie darauf, dass Ihre CAFM-Software ein gut durchdachtes Rollen- und Rechtekonzept aufweist, mit dem Sie nicht nur Zuständigkeiten klar definieren, sondern auch die Zugriffsrechte bis ins Detail festlegen können. So sorgen Sie für maximale Übersichtlichkeit und garantieren die Einhaltung der Datenschutzvorgaben.
Werden die Daten anschaulich präsentiert?
Komplexe Zusammenhänge und Trends erkennen Sie am besten mit aussagekräftigen Grafiken, Diagrammen, Karten und/oder Plänen. Achten Sie daher auf moderne Analysewerkzeuge, umfangreiche Visualisierungsmöglichkeiten und eine Anbindung von BIM-Plänen sowie GIS-Karten in 2D und 3D. Hochwertige Berichtsvorlagen helfen Ihnen, erzielte Erfolge mit geringem Aufwand ansprechend zu präsentieren.
Über welches Lizenzmodell werden die Kosten abgerechnet?
Als Nutzer*in einer CAFM-Software sollten Sie nur für das bezahlen, was Sie tatsächlich benötigen. Nehmen Sie ein flexibles Lizenzmodell in Anspruch, dass sich an der Anzahl der Anwender*innen und den benötigten Arbeitsbereichen orientiert. Achten Sie darauf, dass regelmäßige Updates in Ihrem Lizenzmodell inkludiert sind, sodass Sie Ihren Mitarbeitenden mit gutem Gewissen eine maximale Sicherheit garantieren können. Falls Fragen auftauchen oder Hilfe bei der Projektumsetzung benötigt wird, sollte ein langfristiges Supportangebot in jedem Fall inkludiert sein.
Konnten wir Sie von dem Einsatz einer modernen CAFM-Software überzeugen? Dann schauen Sie sich unser Lösungsportfolio an und kontaktieren Sie uns. Wir beraten Sie gerne bei der Einführung einer für Sie optimalen CAFM-Lösung!
ALLE BLOG-ARTIKEL