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Arbeitsprozesse durchgehend digitalisieren
Eine durchgehende Digitalisierung optimiert Arbeitsabläufe – so auch bei der Scaletta GmbH, die zahlreiche Immobilien in Salzburg verwaltet. Als zentrale Software kommt seit Oktober 2022 die moderne CAFM-Lösung der VertiGIS zum Einsatz.
Die Herausforderung
Zu den Aufgaben der Scaletta Immobilien GmbH zählen unter anderem der Bau, Betrieb und die Sanierung von Gebäuden sowie das Verpachtungsmanagement von Gastronomiebetrieben. Diese Aufgaben wurden bislang über verschiedene Excel-Listen und Papierordner erledigt. Die Rechnungsstellung und viele weitere Schreiben erfolgten ausschließlich manuell. Ebenfalls analog per Wiedervorlageliste organisierte das Unternehmen die Terminverwaltung.
Die Lösung
Mit VertiGIS FM steht dem Unternehmen nun nach gut einjähriger Projektlaufzeit eine moderne Plattform für das gesamte Facility und Infrastruktur Management zur Verfügung. Von der Grundstücks- und Gebäudeverwaltung über Anlageninstandhaltung, Inventur, Vertrags- und Mietmanagement bis hin zur Rechnungsstellung und Evidenzierung: Durch die Integration verschiedener Arbeitsbereiche in eine zentrale Lösung wird erstmals eine durchgehende Digitalisierung der Geschäftsprozesse erreicht. Essentielle Bestandsysteme wie die Finanzbuchhaltung oder das Dokumentenmanagementsystem werden dabei über eine Schnittstelle nahtlos an die CAFM-Lösung der VertiGIS angebunden. Mobile Komponenten ermöglichen darüber hinaus auch die Eingabe direkt vor Ort.
Das Resultat
Die enge Zusammenarbeit zwischen den Kernteams seitens Scaletta Immobilien und VertiGIS hat es ermöglicht, die vielen verschiedenen Anforderungen aus den Fachabteilungen zielgerichtet im Projekt umzusetzen. Dazu zählen zum Beispiel umfangreiche Auswertungen in Form von Berichten sowohl für internes Controlling als auch die Rechnungslegung und Vertragsabwicklung mit den Vertragspartnern. Dafür mussten früher verschiedene Excel-Listen und Datenbestände gesichtet und zusammengefügt werden. Eine automatisierte Schnittstelle zum Buchhaltungssystem war deshalb von Beginn an eine Grundvoraussetzung für die Einführung der neuen Lösung. Per Knopfdruck spielt die VertiGIS Software nun alle erforderlichen Reports aus und übergibt die Rechnungen an das Rechnungswesen.
Die Digitalisierung vieler Arbeitsschritte spart den Mitarbeitenden Zeit, die nun für andere Dinge zur Verfügung steht. Für die Wertsicherung von 20 Parkplatz-Mietverträgen beispielsweise mussten in der Vergangenheit vier bis fünf Arbeitsstunden aufgewendet werden, nun ist diese Arbeit in 30 Minuten erledigt – inklusive automatischer Dokumentation. Als großer Vorteil wird auch gesehen, dass die Einarbeitung neuer Mitarbeitender deutlich einfacher geworden ist, da alle relevanten Informationen in einer zentralen Datenbank zu finden sind.
„Viele wiederkehrende Arbeiten sind jetzt viel einfacher. So können sich unsere Mitarbeitenden viel besser um ihre Kernaufgaben kümmern. Außerdem werden Fehler vermieden, da die Software gezielt durch den jeweiligen Prozess führt. Das verbessert unsere Daten natürlich erheblich“, sagt Julia Klinger, Immobilienmanagerin bei Scaletta.
Von Anfang an hat sich nicht nur die Geschäftsführung für das Projekt stark gemacht und interne Ressourcen bereitgestellt. Es wurden auch alle beteiligten Kolleginnen und Kollegen in den Prozess eingebunden. Eine Demo-Umsetzung im Vorfeld half, die wichtigsten Prozesse und Anforderungen vorab zu klären. Ebenfalls im Boot war von Anfang an die hauseigene IT, um alle technischen Details insbesondere in puncto Schnittstellen zügig zu klären. So konnte die neue Arbeitsweise rasch etabliert und in den Arbeitsalltag integriert werden.
Innerhalb der Scaletta Immobilienverwaltung arbeiten derzeit alle Abteilungen mit VertiGIS FM. Perspektivisch sollen noch deutlich mehr Mitarbeitende einbezogen werden, denn von der verbesserten Kommunikation und einer Zeitersparnis im Arbeitsalltag profitieren die Beschäftigten aus dem Immobilien- und Baumanagement, der Gastronomie, der Buchhaltung und der Rechtsabteilung.
Neben der Ausweitung auf weitere Mandanten stehen auch schon die nächsten konkreten Schritte fest: Die Inventarverwaltung für die Eigengastronomie soll in Betrieb genommen sowie die Betriebskostenabrechnung mit VertiGIS FM abgebildet werden.
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