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Die Herausforderung
Der Einsatz einer CAFM-Software an der Friedrich-Schiller-Universität Jena erfolgte mit dem Ziel, Arbeitsprozesse in der Liegenschafts- und Gebäudeverwaltung zu vereinfachen. Zugleich sollte die Software einen besseren Überblick über die Flächennutzung und den Bewirtschaftungsaufwand im technischen und infrastrukturellen Facility Management ermöglichen. Im Fokus stand zudem, den Informationsaustausch zwischen den Fachabteilungen der Universität auf der Grundlage browserfähiger Anwendungen weiter zu verbessern und zu automatisieren.
Die Lösung
Der Gebäudebestand der Universität Jena umfasst an die 230 Gebäude mit mehr als 11.200 Räumen und einer Gesamtnutzfläche von fast 160.000 m². In der VertiGIS Facility Management Software wurden die dazugehörigen Sachdaten (Fläche, Raumnummer usw.), Grundrisse und weitere Pläne zentral hinterlegt. Diese Informationen stehen tagesaktuell an jedem Arbeitsplatz rollengebunden für die verschiedenen Fachanwendungen zur Verfügung. Sie sind bei der täglichen Bau-, Kapazitäts- und Belegungsplanung nicht mehr wegzudenken.
Darüber hinaus werden sämtliche zum Universitätsbestand gehörenden Bäume in VertiGIS dokumentiert und die dazugehörigen Arbeiten geplant. Baumkontrollen werden direkt vor Ort am mobilen Gerät dokumentiert. Dabei vereinfacht die kartenbasierte Darstellung die Orientierung im Gelände.
Die Softwarelösungen der VertiGIS sind auch ein tägliches Arbeitsmittel, um schnell Informationen und Auskünfte über den Grundstückbestand mit allen zugehörigen Sachdaten zu erhalten. Den Mitarbeitenden werden dabei vorgefertigte Abfragen zu den aktuellen Grundstücksdaten sowie Dokumente und Pläne über eine zentrale Plattform zur Verfügung gestellt.
Das Resultat
„Besonders geschätzt wird die Anwendung durch seine moderne, intuitive Oberfläche und der einfachen Bedienung. Das ist modern“, sagt Dipl.-Ing. Rainer Botsch, Leiter des Sachgebietes CAFM/Dokumentation. Er schult selbst Mitarbeitende und pflegt den engen Kontakt zum Hersteller: „Die Zusammenarbeit mit VertiGIS hat sich bewährt. Viele individuelle Ideen und Vorschläge oder auch das Feedback aus den regelmäßigen Anwender-Konferenzen wurden konsequent und flott umgesetzt.“
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