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Herausforderung: Viele Beteiligte, viele Anforderungen – ein Prozess
Bei der Generalerneuerung der 220kVLeitung Bürs–Hohenweiler setzt die illwerke vkw auf VertiGIS FM als zentrales Liegenschaftsinformationssystem. Das Ziel ist, die Vielzahl an Grundstücks- und Kontaktdaten, Verträgen, Dokumenten und Prozessschritten effizient, transparent und datenschutzkonform zu steuern. In dem Großprojekt arbeiten unterschiedliche Abteilungen zusammen, u. a. Recht, Kommunikation und Technik sowie externe Planungsbüros.
Entsprechend heterogen sind die Anforderungen an die Plattform:
- Die Mitarbeitenden in der Kommunikation benötigen aktuelle Kontaktinformationen der Grundeigentümer*innen für Einladungen und Informationsschreiben.
- Die Rechtsabteilung braucht verlässliche Auskünfte zu Rechten und Lasten (z.B. Dienstbarkeiten) je Grundstück.
- Techniker*innen müssen sehen, welche Grundstücke und Flächen von Bauarbeiten oder Schutzgebieten betroffen sind.
- Gleichzeitig sind Datenschutz und präzise Rollen- und Berechtigungskonzepte zwingend einzuhalten.
Lösung: VertiGIS FM als integriertes Liegenschaftsinformationssystem
Um all diese Anforderungen konsistent abzubilden, wird VertiGIS FM auf mehreren Ebenen genutzt – mit einem klaren Fokus auf Datenqualität, Automatisierung und Nachvollziehbarkeit:
1) Kontakte – zentral gepflegt und personalisiert genutzt
Alle Eigentümerinformationen – Namen, Adressen, Geburtsdaten, Eigentumsanteile – liegen zentral vor. Auf Basis dieser Daten werden personalisierte Serienbriefe semiautomatisiert generiert: z. B. Einladungen zu Infomärkten oder Vereinbarungen zur Generalerneuerung.
Die Briefe beinhalten automatisch die korrekte Anrede, betroffene Grundstücke und Anteile – und sparen dadurch enorm Zeit und Aufwand.
2) Grundstücke & Dokumente – Grundbuchdaten automatisch im System
Über eine Schnittstelle werden Grundstücksdaten automatisiert aus dem Grundbuch eingespielt – inklusive Rechte und Lasten (z. B. Dienstbarkeiten). Die Informationen sind unmittelbar dem jeweiligen Grundstück zugeordnet und rollenbasiert für berechtigte Personen verfügbar. Die Rechtsabteilung erhält so einen schnellen und vollständigen Einblick in alle relevanten Unterlagen.
3) Service Desk – Anliegen strukturiert erfassen und nachverfolgen
Während der Infomärkte werden Anfragen der Eigentümer*innen direkt in VertiGIS FM erfasst – etwa Wünsche nach Vor-Ort-Terminen oder der digitale Versand von Zusatzinformationen. Aufgaben werden automatisch zugewiesen, mit Status versehen und sind ende-zu-ende nachverfolgbar. So geht nichts verloren, Verantwortlichkeiten sind klar und die Bearbeitung wird messbar schneller.
4) Instandhaltung – Maststandorte, Flächen und Freigaben im Blick
Maststandorte sind mit zugehörigen Grundstücken und Arbeitsflächen (z. B. Zuwegungen, Windenplätze) verknüpft und ermöglichen so den einfachen und schnellen Zugriff auf alle relevanten Informationen.
Ergebnis: Ein durchgängig nachvollziehbarer Prozess
Nach einer kurzen Einarbeitungsphase waren die Mitarbeitenden der illwerke vkw mit der Software bestens vertraut. Besonders geschätzt werden folgende Vorteile:
- Zentrale Datenbasis: Alle relevanten Informationen auf einer Plattform, rollenbasiert einsehbar (z. B. sehen Standortkoordinator*innen nur Kontaktdaten ihrer Informationsveranstaltung).
- Effizienzsteigerung: Der strukturierte Überblick über den Prozessstatus je Eigentümer*in ermöglicht zielgerichtete, termingerechte Kontaktaufnahme.
- Automatisierung: Von Serienbriefen bis zur Auszahlung – viele Schritte laufen datengetrieben, standardisiert und semi-automatisiert.
- Übersichtlichkeit: Die nahtlose Kartenintegration beschleunigt das Verständnis komplexer Vorgänge und Flächenbezüge.
Von der Einladung zur Infoveranstaltung über die Vertragsunterzeichnung bis zur Auszahlung der Entschädigung – alle Schritte sind digital abgebildet und lückenlos nachvollziehbar. Intuitive Dashboards zeigen in Echtzeit den Bearbeitungsstand, markieren nächste Schritte und machen Engpässe frühzeitig sichtbar.
Als nächstes folgt die Online-Kontaktierung der Betroffenen von rein überspannten Grundstücken. Die Datenbasis bleibt VertiGIS FM – inklusive automatischer Rückübertragung der in Online-Formularen erfassten Angaben direkt zurück ins System. Das reduziert zusätzliche manuelle Schritte und beschleunigt den Prozess weiter.
Screenshot: Interaktives Dashboard mit Karte zum Projektfortschritt
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